Vous voulez enfin mettre de l'ordre dans vos fichiers numériques ? Je vais vous expliquer étape par étape comment structurer vos dossiers avec le protocole IPCRA (Inbox, Projets, Casquettes, Ressources, Archives).
Le Protocole en 3 Étapes
1. Listez vos Projets en Cours
Prenez une feuille de papier et notez tous vos projets actuels. C'est vraiment la base de notre organisation, donc prenez le temps de n'en oublier aucun.
2. Identifiez vos Casquettes
Listez tous vos rôles et responsabilités. Par exemple :
- Père/mère de famille
- Chef d'entreprise
- Étudiant (avec potentiellement deux sous-casquettes) :
- Administratif (CAF, APL, carte de cantine...)
- Cours et études
- Personnel/Administratif
3. Recensez vos Ressources
Faites l'inventaire de toutes vos thématiques de ressources. Pour vous donner une idée, voici les miennes :
- Apprentissage
- Art
- Arts martiaux
- Biologie
- Business
- Citations
- Complexité
- Cuisine
- Documentation
- Écologie
- Habitat
- Histoire
- Idées
- Lecture
- Marketing
- Poésie
- Psychologie
- Relations
- Santé
- Sexualité
- Spiritualité
- Style
- Films/Séries
- Ville
- Visuels et graphisme
- Yoga
Mise en Place du Système
Une fois vos trois listes établies, il est temps de créer cette structure dans vos applications. Voici comment procéder :
Dans votre Application de Notes
- Créez les dossiers principaux : IPCRA
- Inbox
- Projets
- Casquettes
- Ressources
- Archives
- À l'intérieur de chaque section, créez un dossier pour chaque élément de vos listes
Dans votre Cloud et Explorateur de Fichiers
Reproduisez exactement la même structure. Je recommande personnellement Dropbox pour plusieurs raisons :
- Excellentes fonctionnalités
- Système de sauvegarde fiable
- Bonne politique de confidentialité
- Stabilité dans le temps
Astuce pour une Organisation Optimale
Pour éviter la redondance, vous pouvez centraliser tous vos documents sur un cloud et y accéder depuis différentes applications. Par exemple, j'utilise Dropbox comme stockage principal et j'ouvre ces mêmes dossiers dans mon logiciel de prise de notes.
Points de Vigilance
- Cohérence entre Applications
- Si vous modifiez un dossier, répercutez le changement partout
- Gardez la même structure dans toutes vos applications
- Exhaustivité
- Chaque application doit avoir une structure complète
- Ne laissez pas de zones "grises" non organisées
La clé du succès avec ce système est la cohérence. Plus vous serez rigoureux dans son application, plus il sera efficace pour organiser vos fichiers numériques.
Optimisation avec Obsidian
Si vous cherchez à simplifier encore plus ce système, vous pouvez utiliser Obsidian comme logiciel de prise de notes. Voici comment l'optimiser :
- Stockez tous vos fichiers sur Dropbox
- Dans Obsidian, ouvrez votre dossier Dropbox comme "coffre" :
- Cliquez sur "Ouvrir un dossier comme coffre"
- Sélectionnez votre dossier IPCRA dans Dropbox
Cette méthode vous permet d'avoir :
- Une seule source de vérité pour vos fichiers
- Un accès unifié à tous vos documents
- Une synchronisation automatique entre vos appareils
Prochaines Étapes
Une fois cette structure mise en place, deux aspects importants restent à aborder :
- L'entretien quotidien du système
- Le transfert de vos anciens fichiers
Ces points sont cruciaux pour assurer la pérennité de votre organisation, mais méritent d'être traités séparément pour bien en comprendre les enjeux.
En Résumé
- Commencez par lister : projets, casquettes et ressources
- Créez la structure IPCRA dans toutes vos applications
- Maintenez la cohérence entre vos différents outils
- Optez pour une centralisation via un cloud si possible
- Restez rigoureux dans l'application du système
L'objectif n'est pas d'avoir une organisation parfaite du premier coup, mais plutôt de mettre en place une structure évolutive qui s'adaptera à vos besoins au fil du temps.